Каким этапом завершается документооборот в организации

Содержание

Этапы внедрения электронного документооборота

Каким этапом завершается документооборот в организации

30.05.2017

Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций.

Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения.

И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.

Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот

В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня.

В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом.

И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает извечную проблему «разбросанности» данных, когда исходники документа хранятся на рабочем компьютере юриста, бумажные версии счетов и актов — в финансовом отделе, а все комментарии и замечания к договорам и сопроводительным документам рассредоточены по электронным ящикам сотрудников. Такое положение дел противоречит всем стандартам IT-безопасности. СЭД же обеспечивает общий доступ к документам для всех вовлечённых в процесс их формирования, согласования и исполнения сотрудников с учётом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.

Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:

  • сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
  • ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60%;
  • в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
  • улучшить контроль исполнительской дисциплины;
  • сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
  • упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.

Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД — это мнимая сложность перехода.

На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы.

Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.

1) Постановка целей и задач автоматизации

Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.

2) Предпроектное обследование

Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:

  • провести ревизию документов;
  • изучить регламенты работы с ними;
  • обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
  • изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
  • обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
  • изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
  • выявить ключевые требования корпоративной среды;
  • оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
  • исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
  • изучить процессы передачи документов в архив;
  • выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.

Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.

3) Оптимизация делопроизводственных процессов

Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД. Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности. При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.

4) Разработка проекта автоматизации документооборота

Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения.

Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным.

По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).

5) Кастомизация типовой конфигурации

Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.

Читайте также  Как узнать коды статистики организации по ИНН

6) Этап внедрения СЭД

Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

  • по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
  • по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).

Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.

7) Создание электронного архива

Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.

8) Интеграция с другими системами

Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.

9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств

Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.

На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).

10) Контроль соблюдения регламентированных процедур

Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность.

Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы. Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика.

Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе.

На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.

Услуги автоматизации документооборота в ЦФО

В зависимости от масштабов предприятия и сложности его бизнес-процессов внедрение СЭД может занимать от 3 до 6 месяцев.

При этом скорость и качество работ по автоматизации документооборота на 99,9% зависят от профессионализма компании-партнёра.

В Центральном регионе России за квалифицированной помощью во внедрении СЭД вы можете обратиться в ГК «СофтЭксперт».

Мы занимаемся автоматизацией управленческих и учётных процессов с 1999 года, имеем статусы «Золотого партнёра ЭОС» и «Центра компетенций по документообороту фирмы 1С». На счету ГК «СофтЭксперт» более 80 успешных проектов автоматизации документооборота на предприятиях самых разных отраслей промышленности.

Звоните! Все консультации бесплатны.

  • Тарасова Елена Генриховна Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187 E-mail: 187@sfx-tula.ru

Источник: http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8561/

Этапы документооборота в бухгалтерии

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….3

1.       Этапы документооборота в бухгалтерии………………………………………5

1.1.   Составление и оформление первичных документов…………………………7

1.1.1.      Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов……….7

1.2.   Проверка первичных документов ……………………………………………10

1.2.1 Правила проверки первичных документов …………………………………10

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов…………..……………….11

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия…..….………….12

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов…………………..…………..14

1.3.   Обработка документов…………………………………………..……………..15

1.3.1.      Регистры бухгалтерского учета……………………………….……………15

1.3.2.      Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета………………………………………………………………………….17

1.4.   Хранение бухгалтерских документов………………….…………..…………18

1.4.1.      Порядок хранения бухгалтерских документов………………..………….18

1.5.   Учетная политика предприятия в области документооборота……………..21

2.       Унифицированные формы документации……………………………………..22

2.1.   Применение унифицированных форм документации……………………….22

2.2.   Внесение изменений в  унифицированные формы первичной учетной документации………………………………………………………………….24

Заключение …………………………………………………………………..25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.……………….………….27

ВВЕДЕНИЕ

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов.

Несвоевременное оформ­ление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутыва­ет бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой ин­спекцией.

Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногла­сий практически всегда легко предсказать — финансовые санкции по отноше­нию к предприятию.

Создание носителей первичной учетной информации является ответст­венным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообло­жения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассо­вые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определе­ны назначение и виды документов, их унификация.

В соответствии с приня­тыми едиными формами документов надо подробно рас­сматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юри­дической силы документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерии.

Для постановки цели определить следующие задачи рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить,  что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в  них.

Читайте также  Как узнать КБК организации по ИНН

1.      Этапы документооборота в бухгалтерии

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Эти документы служат первич­ными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составля­ются сводные учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени.

Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько ве­лик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную.

Поэтому сокращение трудоемкости учетных ра­бот путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот — это движение документов на предприятии от их созда­ния или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

        Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают ли­ца, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с ут­вержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить про­хождение каждым первичным документом весь путь — от оформления и провер­ки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского уче­та, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или пе­речня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота по предприятию

Утверждено приказом № ___ от ___________

Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив
Наименование документа Количество экземпляров Ответственный за выписку Ответственный за оформление Ответственный за исполнение Срок исполнения Ответственный за проверку Кто представляет Порядок представления Срок представления Кто исполняет Срок исполнения Кто исполняет Срок передачи
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Требование 2 Склад ОМТС, бухгалтерия Склад Ежедневно (до час.) Бухгалтерия 1 экз. – цех 2 экз. — склад При отчете при реестре Ежедневно (до часов) Бухгалтерия Ежедневно Бухгалтерия По истечении квартала

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табель­щики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бух­галтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относя­щиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделе­ния предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

1.1.            Составление и оформление первичных документов

1.1.1.      Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Источник: http://stud24.ru/accounting/jetapy-dokumentooborota-v-buhgalterii/374459-1185422-page1.html

➤ Документооборот в организации пример

Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов.

Скачайте полезные документы:

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственная, организационная и социальная деятельность предприятия сопровождается и подтверждается документами. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом. 

Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. 

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  • кадровый;
  • производственный;
  • административно-хозяйственный;
  • управленческий;
  • бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. 

Без организации контроля движения документов на предприятии невозможны:

  • эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  • оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  • управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  • управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями. 

Правила и принципы бесперебойного документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать тем задачам, которые решает система документооборота. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. 

Четыре принципа документооборота, соблюдение которых позволит обеспечить бесперебойный оборот и исключить утрату документов:

  1. Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
  2. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
  3. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
  4. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов. 
Читайте также  Что значит аффилированные организации

Чтобы соблюдались главные правила документооборота — оптимальность и беспрерывность, должно выполняться условие соблюдения всех четырех вышеперечисленных принципов. Если нарушен хотя бы один из них, не будут выполнены и другие. 

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Скачать таблицу от эксперта

Система документооборота в организациях

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

  • входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
  • исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
  • внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

  • прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
  • обратную связь,
  • перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.

Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень. 

Схема потока документов в организации

Скачайте полезную схему

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Систематизация документов и документооборот в компании могут быть организованы по одной из трех форм:

  • централизованной, когда все документы на предприятии хранятся в каком-то одном подразделении, обычно это входит в функционал канцелярии, секретариата и т.п.;
  • децентрализованной, при которой документация распределяется по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
  • смешанной, являющейся комбинацией первых двух форм. 

Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, определяющие выбор формы.

  В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используется централизованная форма.

Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме, когда их хранения осуществляет специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе и хранится у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

Инструкция по делопроизводству. Организация документооборота

Скачать документ в начале статьи >>> 

Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.

Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.

С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов. 

Документооборот в организации. Пример схемы для небольшой компании с централизованной формой организации движения документации

Скачать схему

Что такое электронный документооборот и в чем его отличие от бумажного

Мы выяснили, что чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче будет исполнено главное требование — оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ. 

  1. Быстрый поиск и передача документов. То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть — сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
  2. Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации. Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
  3. Доступ к электронному документу можно легко разграничить. В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
  4. Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации. Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
  5. Существенная экономия средств компании. Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.

Итог:

Организация документооборота — условие деятельности предприятия. Автоматизация обеспечивает гарантированное выполнение главных правил документооборота — оптимальность и непрерывность.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210898-organizatsiya-dokumentooborota-v-organizatsii-19-m4

Понравилась статья? Поделить с друзьями: